こんにちは、司法書士マサルです。

選択も洗濯も好きなタイプです。

管理組合の事務は、規約で例外を定めた事項及び保存行為を除き、全て総会が意思決定を行い、管理者(管理組合の理事長)または代表理事(管理組合法人の理事)が執行します。

総会が意思決定を行い、それが執行されるまでは以下の手順が踏まれます。

1. 理事会が情報収集、検討、総会に上程
2. 総会が議案を可決
3. 管理者または代表理事が執行

管理組合の事務はこの繰り返しです。

理事(理事会)と組合員(総会)が得る情報には必ずギャップが生まれるため、これを解消しないと総会の承認は困難となります。

では、どうやって解消しましょうか。

当職の答えは

理事会議事録に判断材料を全て注ぎ込む

です。

規約どおり『議事録には議事の経過の要領及びその結果を記載』し、足りない部分は広報紙を発行して理解を深めるとかはっきり言って時間と労力の無駄です。

理事会議事録全戸配布一発でキメるのです！(司法書士っぽい？？)

司法書士試験も同じで、色んな参考書に手を出すとドツボにハマります。

『情報の一元化』が理解を深めるのです。

また今の時代、情報は供給されているのが当たり前。選ぶ側は興味があることのみにアクセスするため離脱も早いです。

そこで理事が組合員に供給する情報は

1. 判断に必要な情報を
2. できるだけ短い文章で
3. わかりやすく記載

しなければなりません。

このような議事録を書くためにはロジカルシンキングが有効です、当職も日々勉強しています。

管理会社に議事録を作成させているようでは情報共有はうまくいきません。

組合員の総会参加意識は以下のように分類されます。

1. 理事会議事録をよく読み総会に出席する人
2. 得た情報に特段問題がないため委任状を出す人
3. 興味がないので委任状を出す人
4. 委任状すら出さない人

管理組合にとっては、1と2の理解を得た『全会一致』が理想です。

そのために広報担当理事を配置して広報紙を発行して広報活動を行うというのはピントがずれていると思います。

情報共有のために理事会の『業務を増やす』のではなく、議事録を書く技術を磨いて『業務の質』を向上させることが管理組合の運営にとって有益なのです。